To drugi wpis z naszej serii o 9 obszarach usług Open Mind Support. Tym razem skupimy się na temacie, który boli niemal każdą firmę: raporty.
Dlaczego ręczne raportowanie to ukryty koszt?
W wielu firmach raportowanie wygląda tak:
- różne działy mają własne arkusze Excel,
- definicje wskaźników (np. marża, koszt jednostkowy, OEE) różnią się między działami,
- dane trzeba „sklejać” z systemu ERP, magazynu, sprzedaży, e‑commerce,
- raz w miesiącu ktoś spędza kilka dni, żeby przygotować zestaw raportów dla zarządu.
Efekt?
- spóźnione informacje,
- sprzeczne liczby,
- brak zaufania do danych,
- decyzje podejmowane „na wyczucie”, a nie na podstawie faktów.
Co oznacza automatyzacja raportów z wykorzystaniem AI?
Automatyzacja raportowania to:
- połączenie danych z wielu systemów (ERP, WMS, CRM, systemy produkcyjne, e‑commerce),
- jedno, wspólne źródło prawdy dla całej organizacji,
- automatyczne generowanie raportów i dashboardów,
- wykorzystanie AI, która:
- wykrywa trendy,
- przewiduje wyniki (np. sprzedaż, produkcję, zużycie mediów),
- ostrzega o anomaliach, zanim staną się problemem.
Celem jest to, aby zarząd i kierownicy mieli zawsze aktualny obraz firmy – bez dzwonienia do kilku działów po „najnowszą wersję Excela”.
Co zyskasz?
1. Koniec z ręcznym „klejeniem” Exceli
- raporty dzienne, tygodniowe i miesięczne generują się automatycznie,
- ludzie przestają tracić czas na kopiowanie danych między plikami,
- mniejsze ryzyko błędów wynikających z pomyłek przy przepisywaniu.
2. Natychmiastowy dostęp do kluczowych wskaźników
- sprzedaż, marża, koszty, produkcja, magazyn – wszystko w jednym miejscu,
- aktualne dane 24/7, na komputerze, tablecie lub telefonie,
- każdy widzi tylko te dane, do których powinien mieć dostęp (uprawnienia).
3. Przewagę dzięki predykcji
- prognozowanie realizacji celów sprzedażowych,
- przewidywanie zapotrzebowania na surowce i towary,
- wykrywanie nietypowych odchyleń (np. nagłego wzrostu zużycia mediów czy spadku wydajności linii).
Jak działamy – krok po kroku
1. Audyt obecnego raportowania
- zbieramy wszystkie raporty, arkusze i dashboardy, które dziś funkcjonują w firmie,
- analizujemy, skąd biorą się dane i jak często są aktualizowane,
- identyfikujemy duplikaty i raporty, z których nikt realnie nie korzysta.
2. Ustalenie kluczowych KPI i źródeł danych
- wspólnie z zarządem i kierownikami definiujemy najważniejsze wskaźniki dla:
- finansów,
- sprzedaży i marketingu,
- produkcji,
- magazynu i logistyki,
- ustalamy, które systemy mają być źródłem prawdy dla konkretnych danych.
3. Budowa centralnego repozytorium danych
- tworzymy hurtownię danych lub inne centralne repozytorium,
- projektujemy procesy zasilania danymi (automatycznie, w ustalonych interwałach),
- dbamy o jakość danych – walidacje, reguły biznesowe, czytelne słowniki.
4. Tworzenie intuicyjnych dashboardów i raportów
- projektujemy czytelne widoki dla zarządu, działów i brygadzistów,
- wykorzystujemy wizualizacje, które ułatwiają szybkie wychwycenie problemów,
- budujemy raporty przystosowane do przeglądania na komputerze i urządzeniach mobilnych.
5. Automatyzacja odświeżania danych i alerty
- dane aktualizują się automatycznie (np. co 5, 15, 60 minut – w zależności od potrzeb),
- konfigurujemy inteligentne alerty (np. SMS/e‑mail), które informują o przekroczeniu progów,
- tam, gdzie ma to sens, korzystamy z AI do przewidywania trendów i ryzyk.
6. Szkolenia i wsparcie
- szkolimy użytkowników biznesowych – pokazujemy, jak korzystać z raportów w codziennej pracy,
- pomagamy w pierwszych tygodniach, gdy firma przyzwyczaja się do nowego sposobu pracy z danymi.
Przykładowe zastosowania
Zarząd i finanse
- dynamiczne dashboardy finansowe z prognozą realizacji budżetu,
- analiza marży wg produktów, klientów, kanałów sprzedaży,
- monitoring należności i zobowiązań.
Sprzedaż i marketing
- raporty sprzedaży z podziałem na regiony, handlowców, kanały,
- analiza skuteczności kampanii marketingowych,
- prognoza sprzedaży na najbliższe tygodnie i miesiące.
Produkcja i utrzymanie ruchu
- monitoring wydajności linii (OEE), odrzutów, przestojów,
- analiza zużycia mediów (prąd, gaz, woda) w czasie,
- przewidywanie potencjalnych problemów na podstawie anomalii w danych.
Jak przygotować firmę do automatyzacji raportowania?
Nie musisz mieć idealnego porządku w danych, żeby zacząć. Warto jednak:
- Zebrać listę raportów, które są dziś kluczowe dla zarządu i działów.
- Spisać, z jakich systemów pochodzą dane (ERP, WMS, CRM, e‑commerce…).
- Określić, kto w firmie powinien być „właścicielem” poszczególnych wskaźników.
Resztą zajmiemy się my – od analizy, przez projekt, po wdrożenie i szkolenia.
Open Mind Support – pomagamy firmom zamienić sterty Exceli w jedno, wiarygodne źródło danych, wspierane przez AI. Jeśli chcesz, by decyzje w Twojej firmie opierały się na faktach, a nie przeczuciach, umów się z nami na krótką konsultację.